Ajanvarausohjelma on paljon enemmän kuin nettikalenteri. Se on uusi, väsymätön työntekijäsi, joka hoitaa myynnin, kerää maksut ja pitää huolen, ettei yksikään asiakas katoa sähköpostin uumeniin tai puhelinvastaajaan. Yrittäjän arjen suurin vihollinen on pirstaloitunut aika, ja ajanvarausohjelma on paras työkalu sen selättämiseen.
Kuvitellaanpa tyypillinen tiistai ilman järjestelmää. Puhelin pirisee kesken asiakaspalvelun, sähköpostiin tipahtaa kysely vapaista ajoista – ja siihen on vastattava heti, ettei asiakas karkaa kilpailijalle. Samaan aikaan joku yrittää napata saman ajan nettisivujen lomakkeella, ja sinä päivität kalenteria käsin vihkoon. Kuulostaako tutulta? Juuri tässä manuaalisessa kaaoksessa aivan liian moni yrittäjä pyörii päivittäin. Se ei ainoastaan syö kallista aikaa, vaan johtaa tuplabuukkauksiin, virheisiin ja menetettyihin kauppoihin.
Ongelma ei siis ole varauspyyntöjen määrä, vaan niiden tehoton hallinta. Jokainen puhelu ja sähköposti on keskeytys, joka vie fokuksen pois ydinosaamisestasi: asiakkaiden palvelemisesta ja liiketoiminnan kasvattamisesta.
Enemmän kuin kalenteri – se on myyntikone
Hyvä ajanvarausohjelma mullistaa koko yrityksesi toimintalogiikan. Se ei ole passiivinen kalenteri, johon syötät tietoja, vaan aktiivinen myyntikone, joka tekee töitä puolestasi 24/7. Kun asiakas voi varata ja maksaa palvelun itse verkossa juuri silloin kun hänelle sopii – vaikka keskellä yötä – olet käytännössä ulkoistanut myynnin järjestelmälle.
Me olemme Varausmestarilla nähneet tämän muutoksen sadoissa yrityksissä. Esimerkiksi eräs keilahalliyrittäjä tuskaili jatkuvan puhelinrumban kanssa ruuhka-aikoina. Siirrettyään 90 % varauksista verkkoon henkilökunta vapautui palvelemaan asiakkaita keilahallilla. Tuloksena oli parempi asiakaskokemus, vähemmän stressiä ja kasvava myynti, kun työntekijöillä oli vihdoin aikaa myydä lisäpalveluita puhelinpäivystyksen sijaan.
Älä myy enää pelkkiä aikoja. Moderni sähköinen ajanvaraus antaa sinun myydä kokonaisia elämyspaketteja. Älä myy vain pakohuonetta, vaan myy pakohuone ja sen päälle pizzat ja juomat. Älä myy pelkkää saunavuoroa, vaan myy saunavuoro valmiiksi pyyhkeillä ja virvokkeilla. Kun asiakas voi lisätä nämä ostoskoriin yhdellä klikkauksella varauksen yhteydessä, keskiostoksen arvo kasvaa automaattisesti – ilman, että henkilökunnan täytyy muistaa myydä mitään lisää. Tämä on lisäpalveluiden myynti parhaimmillaan: automaattista ja asiakkaalle vaivatonta.
Rahat tilille, ei muistilapulle
Rahan periminen on monelle yrittäjälle piinallista puuhaa. Erityisesti peruuttamattomat varaukset, eli no-show’t, syövät suoraan katetta. Kun asiakas maksaa varauksensa heti verkossa, hänen sitoutumisensa on aivan toista luokkaa. Tämän seurauksena peruutusten määrä tyypillisesti romahtaa.
Järjestelmämme hoitaa maksut turvallisesti kaikilla yleisimmillä verkkomaksutavoilla, ja rahat kilahtavat suoraan tilillesi. Tämä parantaa kassavirtaa välittömästi ja vapauttaa sinut laskujen lähettelystä ja saatavien perimisestä. Kun tähän yhdistetään kassajärjestelmä integraatio, kaikki myynti – niin verkosta kuin tiskiltä – kirjautuu yhteen paikkaan. Saat vihdoin reaaliaikaisen ja tarkan kuvan yrityksesi myynnistä ilman manuaalista taulukkojumppaa.
Datasta tekoihin: Lopeta arvaaminen, aloita tietäminen
Paperikalenteri tai Excel ei kerro liiketoiminnastasi juuri mitään. Se on kuollutta dataa. Toimiva ajanvarausohjelma on samalla asiakashallinta järjestelmä (CRM), joka kerää sinulle arvokasta tietoa jokaisesta asiakkaasta ja varauksesta.
- Kuka on paras asiakkaasi? Järjestelmä näyttää, ketkä varaavat useimmin ja käyttävät eniten rahaa.
- Mikä on suosituin palvelusi? Näet yhdellä silmäyksellä, mitkä palvelut tai resurssit tuottavat eniten.
- Milloin on hiljaista? Tunnista heikosti myyvät ajankohdat ja luo niihin kohdennettuja tarjouksia markkinoinnin automaatiolla.
Kun tiedät, kuka asiakkaasi on ja mitä hän ostaa, pystyt viestimään hänelle henkilökohtaisesti. Lähetä kanta-asiakkaille automaattinen kiitosviesti ja pieni etu seuraavaa varausta varten. Muistuta asiakasta lähestyvästä ajasta tekstiviestillä. Tämä ei ole enää rakettitiedettä, vaan nykyaikaisen palveluyrityksen perustoimintoja.
Yksi järjestelmä hallitsee kaikkea
Parhaat tuotteemme eivät ole irrallisia palasia, vaan ne muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden. Varausjärjestelmä, asiakasrekisteri, maksupääte ja markkinointityökalut pelaavat saumattomasti yhteen. Tämä on toiminnanohjausta parhaimmillaan. Kun kaikki löytyy yhdestä paikasta, sinun ei tarvitse enää hyppiä viiden eri ohjelman välillä ja yrittää saada lukuja täsmäämään.
Olitpa sitten yksinyrittäjä, usean toimipisteen viihdekeskuksen pyörittäjä tai kunnan liikuntatilojen vastaava, periaate on sama: toiminnan pitää olla tehokasta ja sen on skaalauduttava tarpeen mukaan. Varausmestari on suunniteltu juuri tähän, ja tarjoamme erilaisia paketteja eri käyttökohteisiin.
Loppujen lopuksi kyse ei ole pelkästään ajansäästöstä. Kyse on siitä, mihin käytät vapautuneen ajan: asiakaskokemuksen hiomiseen, liiketoiminnan kasvattamiseen tai ihan vain siihen, että ehdit kerrankin ajoissa kotiin. Jos olet valmis kääntämään varausrumban kilpailueduksi, nyt on aika toimia. Katso, miltä tehokkaampi arki voisi näyttää, ja kokeile demoamme.
Usein kysytyt kysymykset
Onko ajanvarausohjelma liian kallis pienelle yritykselle?
Päinvastoin. Se on investointi, ei kulu. Laske yhteen manuaaliseen varausrumbaan kuluva työaika, menetetyt kaupat ja peruuttamattomien aikojen hinta. Vertaa sitä järjestelmän kuukausihintaan. Lisäksi skaalautuva hinnoittelumme takaa, että maksat vain niistä ominaisuuksista, joita oikeasti tarvitset.
Miten saan asiakkaat käyttämään sähköistä ajanvarausta?
Tekemällä siitä ylivoimaisesti helpoimman tavan varata aika. Asiakkaat valitsevat aina vaivattomimman reitin. Kun varauksen voi tehdä puhelimella jonottamatta mihin vuorokauden aikaan tahansa, käyttöaste nousee lähes itsestään. Ohjaa asiakkaita aktiivisesti verkkopalveluun puhelimessa ja paikan päällä, ja karsi vanhat, tehottomat kanavat pois. Automaattiset muistutusviestit tekevät kokemuksesta vieläkin paremman.
Entä jos minulla on jo kassajärjestelmä?
Loistavaa. Moderni ajanvarausohjelma integroidaan olemassa olevaan kassajärjestelmääsi. Näin verkkokaupan ja kivijalan myynti yhdistyvät saumattomasti. Saat täydellisen ja ajantasaisen kuvan liiketoimintasi kokonaismyynnistä ilman manuaalista raporttien yhdistelyä.
Kuinka nopeasti saan järjestelmän käyttöön?
Yllättävän nopeasti. Perusjärjestelmän saa pystyyn usein muutamassa päivässä. Emme myöskään jätä sinua yksin käyttöönoton kanssa. Käymme yhdessä läpi tarpeesi, rakennamme niihin sopivan kokonaisuuden ja opastamme kädestä pitäen, jotta saat järjestelmästä kaiken irti heti ensimmäisestä päivästä lähtien.